CONTROL
Se refiere a los mecanismos utilizados
para garantizar que conductas y desempeño se cumplan con las reglas y
procedimientos de una empresa. El término control tiene una connotación
negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción,
imposición, delimitación, vigilancia o manipulación
IMPORTANCIA
El control es función de todos los administradores,
desde el Presidente de una compañía hasta los supervisores. Algunos
administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la
responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en
todos los administradores encargados de la ejecución de planes. Aunque el
alcance del control varía de un administrador a otro, los administradores de
todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de manera que
el control es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier
nivel.
En este sentido, puede establecerse los siguientes
aspectos por los cuales es de suma trascendencia el control en una empresa:
- Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos.
- Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado.
- Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa.
- Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación.
AREAS
ESTRATEGICAS DEL CONTROL
El
desempeño clave o las áreas claves de resultados son aquellos elementos de la
unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o
empresa logren el éxito. Estas áreas, por regla general, involucran las
principales actividades de la empresa, o grupos de actividades relacionadas que
se presentan a lo largo de toda la empresa. Algunas áreas básicas de resultados
son áreas como producción, finanzas, mercadeo, recursos humanos y contabilidad.
Estas áreas básicas de resultados, a su vez, son utilizadas para definir normas
y sistemas de control más detallados.
En las empresas de hoy, muchas áreas clave de
resultado (ACR) son interfuncionales. Una empresa podría definir sus ACR para
un equipo dirigido hacia el servicio a los clientes, en términos de las
respuestas proporcionadas por los clientes en una encuesta de servicios.
CONTROL DE
GESTIÒN
Es el conjunto de procesos que la empresa aplica para
asegurarse de que las tareas que en la misma se realizan están encaminadas a la
consecución de sus objetivos. Se entiende que estos objetivos están previamente
establecidos, en parte por los accionistas, representados por su consejo de
administración, (beneficios, expansión y seguridad) y en parte por la
legislación vigente, tanto en materia civil como mercantil, fiscal, laboral,
etc., ya que la empresa desarrolla su actividad en el seno de una sociedad a la
que debe servir, asumiendo por tanto importantes responsabilidades sociales.
QUE
HACE UN CONTROL EFICIENTE - IMPORTANCIA
Un sistema de control estudia la conducta del sistema
con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de
sus características es que sus elementos deben ser lo suficientemente
sensitivos y rápidos como para satisfacer los requisitos para cada función del
control.
Un sistema de control eficiente en una empresa
garantiza que las actividades se llevaran a cabo en formas cuyas metas sea
llegar al logro de las metas de la organización.
SISTEMA DE
CONTROL DE GESTION
Se puede hablarse, entonces, de un Sistema
de Control, como un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la
organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante
ella.
Los sistemas de control (Menguzzato y Renau. 1986, p. 245.) deben cumplir
con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:
Ser entendibles.
Seguir la forma de organización.
Rápidos.
Flexibles.
Económicos.
Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una
estructura que le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria
para el posterior análisis con vistas a influir en el comportamiento de la organización.
Habría que agregar a la definición brindada dos factores importantes.
- El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de información. (Centro de responsabilidad).
- Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se recogerá, procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones.
El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades
o metas que se trace la organización. Estas metas pueden ser asumidas como los
objetivos que se ha propuesto alcanzar la organización y que determinan en
definitiva su razón de ser.
El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos
estratégicos de una organización, le otorga un carácter eminentemente
estratégico, pues estará diseñado para pulsar el comportamiento de las
distintas partes del sistema en función del cumplimiento de esos objetivos y a
la vez aportará información para la toma de decisiones estratégicas.
Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las
características del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la
organización. El seguimiento de la evolución del entorno permite reaccionar, y reajustar si es
necesario, la forma en que se lograrán esas metas planteadas e incluso
replantearlas parcial o totalmente. Para lograrlo es necesario que el Sistema
de Control funcione de tal forma que permita obtener la información necesaria y
en el momento preciso. Debe permitir conocer qué está sucediendo alrededor y
tomando como base las vías escogidas para llegar al futuro (Estrategias), conocer la reacción a
esos cambios externos. Muchas veces, los cambios externos exigen cambios
internos y se hace imprescindible conocer cómo y cuándo cambiar.
"El futuro no se puede prever en los términos en los que hasta ahora lo hemos entendido, sino que es necesario inventárselo. Nunca saldremos de lo que somos, personal y organizacionalmente, si no visionamos, al menos como imagen, lo que deseamos ser y trabajamos y luchamos por ello." De allí la importancia fundamental de la planificación y la efectiva determinación de objetivos estratégicos.
Un sistema de control con un enfoque estratégico, debe ser capaz de medir
el grado de cumplimiento de esos objetivos.
Se hace necesario, entonces, identificar un grupo de indicadores, cuantitativos y cualitativos que expresen el nivel y
la calidad del cumplimiento de cada objetivo.
MARÍA DANIELA ADAMES PÉREZ
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