Planeación
Consiste
en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en
éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los
mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de
la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios
para una eficiente utilización.
Implica
crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una
prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de
objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas,
presupuestos, pronósticos.
Tipos de planes
1) Planes
Estratégicos: son planes que se aplican a toda
la empresa. Su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los
medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización.
Estos planes son a medio o a largo plazo.
2) Planes
Tácticos: se refiere al modo en que se puede
desarrollar una estrategia en un periodo de tiempo determinado.
3) Planes
según el plazo: se distinguen:
- Los planes a largo plazo: son aquellos en los que el objetivo se cumplirá más allá de los tres años.
- Los planes a medio plazo: son aquello en los que el objetivo se cumplirá entre uno y tres años.
- Los planes a corto plazo: son aquellos en los que el objetivo ha de cumplirse como máximo en un año.
4) Planes
Funcionales: son aquellos que se elaboran en
las áreas responsables de las funciones más importantes de la empresa
(producción y ventas).
5) Planes
Operativos: se refiere a actuaciones u operaciones
muy concretas para desarrollar operaciones específicas.
6) Programas:
son planes que determinan cual es la secuencia de acciones que se van a
emprender para satisfacer un objetivo concreto.
7) Proyectos:
se realizan para actividades complejas que tienen un fin en sí mismas y afectan
a diversas áreas funcionales de la empresa.
8) Presupuestos:
son planes que se refieren a la definición de los recursos económicos y
financieros en un periodo y modo en que estos se asignan.
Planificación
Estratégica
Es
la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos
por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar
objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano o largo
plazo.
Los
planes estratégicos cuentan con un cierto presupuesto disponible, por lo que es
esencial la correcta determinación de los objetivos a cumplir. Constituye un
marco conceptual que orienta la toma de decisiones encaminadas a implementar
los cambios que se hagan necesarios.
En
cuanto proceso, se trata del conjunto de acciones y tareas que involucran a los
miembros de la organización en la búsqueda de claridades respecto al que hacer
y estrategias adecuadas para su perfeccionamiento en la búsqueda de los
objetivos planteados.
Pasos necesarios para
realizar una planeación estratégica:
1. Declaración de la
visión:
La
visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el
largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse.
La
visión responde a la pregunta: “¿qué
queremos ser?”.
2. Declaración de la
misión y establecimiento de valores:
La
misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la
empresa.
La
misión responde a la pregunta: “¿cuál es
nuestra razón de ser?”.
Por
otro lado, los valores son cualidades positivas que poseen una empresa, tales
como la búsqueda de la excelencia, el desarrollo de la comunidad, el desarrollo
de los empleados, entre otros.
3. Análisis externo de
la empresa:
El
análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que
sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación del
entorno, y detectar oportunidades y amenazas.
Se
evalúan aspectos que ya existen, así como aspectos que podrían existir
(tendencias).
4. Análisis interno de
la empresa:
El
análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos
que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la
capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades. Se
evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean financieros, humanos,
materiales, tecnológicos.
5. Establecimiento de
los objetivos generales:
Los
objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la
empresa, los cuales siempre son de largo plazo.
Una
vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a
establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan
capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las
amenazas externas y debilidades internas. Estos objetivos se establecen
teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, así como la
situación del entorno.
6. Diseño, evaluación y
selección de estrategias:
Una
vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a
diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la
mejor manera posible, dichos objetivos.
El
proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:
- Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa), se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados.
- Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior.
- Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una.
- Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su atractivo.
7. Diseño de planes
estratégicos:
Finalmente,
una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se procede
a diseñar los planes estratégicos, que consisten en documentos en donde se
especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es
decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas.
En
el plan estratégico se debe señalar:
- Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales.
- Cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos.
- Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir.
- Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución de las estrategias.
- Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán los resultados.
- Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las estrategias.
Control
Consiste
en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar
las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan
nuevamente.
Gestión
Se
trata de realización de diligencias enfocadas a la obtención de algún
beneficio, tomando a las personas que trabajan en la compañía como recursos
activos para el logro de los objetivos. La gestión se encarga de ejecutar todas
aquellas órdenes planificadas por la administración.
Control de Gestión
Es
el conjunto de procesos que la empresa aplica para asegurarse de que las tareas
que en la misma se realizan están encaminadas a la consecución de sus
objetivos. Se entiende que estos objetivos están previamente establecidos, en
parte por los accionistas, representados por su consejo de administración y en
parte por la legislación vigente, tanto en materia civil como mercantil,
fiscal, laboral, entre otros, ya que, la empresa desarrolla su actividad en el seno
de una sociedad a la que debe servir, asumiendo por tanto importantes
responsabilidades sociales.
Todas las empresas
deben crear nuevos mecanismos de control que permitan tener la certeza
que su gestión es la correcta.
El
Control de Gestión, satisface las necesidades actuales de la organización, ya
que es capaz de englobar todas las funciones organizacionales, no limitándose
solo a las operativas, y entregando la importancia en su medida justa al
recurso humano en este proceso de control,
transformándose en una herramienta valiosa para la administración de la
empresa. Además descubre las posibles desviaciones para tomar las oportunas
medidas correctivas.
Es
de vital importancia para una empresa poseer los mecanismos que le ayuden a
tener señales permanentes de cómo está funcionando internamente y que permitan corregir
las desviaciones oportunamente. El control es considerado en la filosofía
empresarial moderna como el análisis permanente de las desviaciones entre
objetivos y realizaciones, y la adopción de las medidas correctoras que
permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria.
Editado por Armalis Meléndez
C.I.: 20.471.234
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